貸会議室は販促イベントや展示会などの催事に最適のスペース

貸会議室は販促イベントや展示会などの催事に最適のスペース

最近はさまざまな場所で催事が行われているのを目にします。一昔前までは、催事と言えば「デパート」というイメージがありましたが、スペースの有効活用が進み、「小ホール」や「スタジオ」「ホテル」「道の駅」「駅」など、さまざまな場所で催事が開かれているようです。

その中で、俄然、盛り上がりを見せているのが「貸会議室」です。貸会議室は「会議室」という名前がついているものの、実際のところは多目的に利用することのできるレンタルスペースです。会議やミーティングなど、ビジネスの場面でひじょうに重宝されていますが、ケータリングサービスが利用できる施設も多く「パーティー」や「宴会」といった目的でも利用されています。

多様化する利用法に合わせ、貸会議室側もパーティーなど特定の使い方にマッチした部屋やパッケージを提供するなどして対応しています。そんな広がる利用法の中に、催事も含まれているのです。






 

催事といっても中身はさまざま






ひとことで「催事」とはいうものの、その中身はさまざまです。販売を目的とした「展示即売会」的な催事は、デパートやスーパーなどでよく行われている催事の形態です。また、商品のマーケティングを第一の目的とした催事もあります。製品の発表イベントなどは、マーケティング目的の催事と言っても良いでしょう。

その他にもさまざまな催事がありますが、重要な分類として「催事のターゲット」が挙げられます。このターゲットが設定されていない催事はありません。通常、催事を企画するのはビジネスであり、催事は今後の売上げにつなげるための企業努力です。

 

B to Cタイプの催事(セールなど)


アパレルやスポーツウェアのブランドなどの展示即売会やバーゲンセール。これがB to Cタイプの催事です。ただ、このタイプの催事でも種類があり、多くのブランドが参加する催事、一つのブランドが単独開催する催事などがあります。

販売が第一の目的ではあるものの、特に複数のブランドが参加するセールの場合、ライバルメーカーの製品がどの程度の売上げをあげるのか?など、今後の戦略につながるデータを得ることのできる機会にもなります。また、このようなイベントに参加することは、間接的ながらもパワフルなマーケティング効果を生む可能性があります。

 

B to Bタイプの催事(トレードショー、新製品発表会など)


B to Bタイプの催事は、大規模なもので言えば「トレードショー」、小さなものなら企業が自力で会場を借りるなどして行う展示会や新製品発表会などでしょう。このタイプの場合、ターゲットは末端の消費者ではなくビジネスを行っている人です。既存の取引先を招待して行うことが一般的となります。催事スペースとは別に商談スペースを設けるなどの工夫をするといいでしょう。

上記以外にも、基本的にはビジネスを伸ばしていくことを目的としているものの、一般にも開放している催事があります。世界各地で行われているモーターショーは、この典型と呼べるかもしれません。






 

貸会議室が催事に合っている






催東京や大阪などの大都市から、地方都市にも広がりを見せている貸会議室。ニーズが広がっていくとともに、大きな成長を見せているビジネスです。バリエーションの豊富な貸会議室は、ビジネスで利用されることが多かったのですが、現在はさまざまな顧客を取り込んでいます。

さすがに巨大なトレードショーやモーターショーのような催し物を貸会議室で開催することはできませんが、たとえば一企業が開催する販促イベントや新製品の発表イベントなどは、貸会議室の利用を考慮すべきです。

その理由として、貸会議室にはさまざまなタイプの部屋がそろっていることが挙げられます。貸会議室は、ニーズの多様化から、多目的に使用できるよう進化が進んでいます。シンプルな会議室としての役割だけをこなしていたのは昔のこと。ビジネスから宴会まで幅広く対応可能な貸会議室の部屋は、販促イベントなどの催事を行うために重要な要素がそろっています。オーディオビジュアル機器、インターネット、マイクロフォンなどの機材はすべてレンタル可能です。






 

催事を貸会議室で行うべき理由



 

コーディネーターの存在


コーディネーターはすべての貸会議室に存在しているわけではありません。しかし、貸会議室を選ぶ際は、コーディネーターが常に配置されている業者をセレクトすることを強くおすすめします。販促イベントなどの催事開催になれているという方もいらっしゃるとは思いますが、特に貸会議室という空間で催事を開催する場合は、その空間を知り尽くしたコーディネーターと相談しながら事前準備を進めると良いでしょう。

コーディネーターは数々の会議やセミナー、ビジネスイベントなどを手がけてきたプロフェッショナルです。部屋の選択からイスや机の配置まで、経験豊富なコーディネーターならではの貴重なアイデアを提供してくれます。

 

ロケーション


コーディネーターの存在と同じくらい大切なのがロケーションです。貸会議室を選ぶ理由として、このロケーションを挙げたのは、多くの貸会議室が、ひじょうに便利なロケーションにあるからなのです。

貸会議室は、2010年代に入り、ビジネスビルなどに増加した空室を有効利用する形で始まりました。これは不況や震災により多くのビジネスが経費削減を始めたことと無関係ではありません。

会議室は無いと困るスペースに違いありませんが、100パーセント稼働することは考えにくいスペースです。そのため企業では多くの会議室が削減対象になりました。不況により事業規模を縮小する企業なども増え、多くのビルに空室が目立つようになりました。空きオフィスの有効利用と「使いたい時だけ使える会議室」。企業と貸会議室は、まさにwin winの関係になったのです。

少し話がそれましたが、多くの貸会議室が、東京で言えば新橋、虎ノ門、八重洲、品川といった場所に存在しています。JRや私鉄が乗り入れるターミナル駅から徒歩でアクセスできる貸会議室は、多くの顧客を招待したいイベントに最適なスペースです。また、国際色の濃い催事を催すのであれば、国際空港からのアクセスも考慮すると良いでしょう。

 

ケータリングサービスが利用できること


フードケータリングサービスは、すべての催事に必須のサービスではありません。しかし、「違い」を出すためのツールとして、フードケータリングは利用価値の高いサービスです。販促イベントにしても、新製品の発表イベントにしても、招待客にとって催事を印象づけることは、今後の売上げに、確実に影響を与えます。

B to Bの展示会でも、ちょっとしたスナック&ドリンクコーナーがあれば、カジュアルな雰囲気の中で商談ができるでしょう。また、サンドイッチ等の軽食を提供したり、催事終了後に立食パーティーを開いたりするなど、ケータリングサービスはアイデア次第で印象的な使い方をすることができます。

 

時間貸し


貸会議室の多くは、時間単位でレンタルするスタイルとなっています。多目的ホールなどでは、時間単位ではレンタルできない場合も多いため、使わない時間は無駄な時間となってしまいます。時間貸しの貸会議室なら、この無駄を省くことが可能です。





 

販促イベントやマーケティングイベントも貸会議室で




いろいろな形の催事が行われるようになり、従来型のホールやデパートなどでは開催しにくいイベントも増えてきました。元々がフレキシブルに利用可能な貸会議室は、進化を続け、ビジネスから個人での利用まで、大小様々な催し物に対応しています。企業の催事担当者様は、ぜひ一度、貸会議室の利用を検討してみるといいでしょう。





コンタクトレンズの通販
小倉北区・八幡西区・北九州リフォーム
一枚板
川越のホットヨガ・暗闇フィットネス
自由が丘パーソナルトレーニング

JOHNNYSTYLE(ジョニースタイル) 自由が丘店
TEL03-5755-5720
〒158-0083 東京都世田谷区奥沢5丁目29−10 自由が丘リブレビル 4F
https://www.johnny-style.com/company/jiyugaoka.html